KOMSA się chwali: 10 tys. Chromebooków do 1214 szkół w siedmiu regionach Polski

KOMSA Poland poinformowała o zakończeniu dużego projektu realizowanego w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, którego celem było wsparcie cyfryzacji polskiej edukacji.

Firma odpowiadała za konfigurację i dostawę 10 tys. Chromebooków do 1214 placówek oświatowych w siedmiu subregionach kraju. Całość została zrealizowana szybciej niż pierwotnie zakładano, bo termin skrócono z 40 do mniej niż 20 dni.

Projekt był częścią szerszych działań finansowanych ze środków unijnych, w których jednym z głównych założeń jest rozwój infrastruktury cyfrowej w sektorze edukacji. W praktyce nie chodziło jednak wyłącznie o sam zakup sprzętu, ale także o spełnienie precyzyjnych wymagań formalnych i wizualnych wynikających z zasad KPO.

W przypadku realizacji prowadzonej przez KOMSA Poland skala operacji znacznie wykraczała poza standardową dystrybucję. Oprócz 10 tys. urządzeń projekt objął około 20 tys. operacji konfiguracyjnych, a dostawy do pojedynczych lokalizacji obejmowały od 3 do 30 Chromebooków.

Firma podkreśla, że przy tego typu zamówieniach sama logistyka dostaw nie wystarcza, bo instytucje publiczne oczekują pełnej kontroli nad procesem, przejrzystości i zgodności z procedurami. KOMSA Poland odpowiadała więc nie tylko za sprzęt, ale również za koordynację współpracy z producentem oraz końcowymi odbiorcami, a także za całą stronę operacyjną projektu, od przygotowania przez realizację po końcowe rozliczenie.

Do realizacji zadania powołano osobne zespoły zajmujące się kontaktem z placówkami, konfiguracją urządzeń, kompletacją zamówień, koordynacją transportu oraz monitoringiem wysyłek. W projekcie wykorzystano Chromebooki marki Acer, które według dystrybutora dobrze wpisują się w potrzeby środowiska edukacyjnego. Kluczowe znaczenie miało jednak nie samo portfolio produktowe, lecz przygotowanie odpowiedniego zaplecza organizacyjnego, które pozwoliło utrzymać tempo prac i pełną zgodność z wymogami programu.

Najbardziej wymagającym elementem okazała się logistyka, tym bardziej że projekt był realizowany w grudniu, czyli w szczycie sezonu operacyjnego pomiędzy Black Friday a okresem przedświątecznym. Każde urządzenie musiało zostać indywidualnie rozpakowane, oznakowane zgodnie z wytycznymi KPO, ponownie spakowane i zabezpieczone do wysyłki. Dodatkowo konieczne było regionalne przygotowanie ładunków, wystawienie setek dokumentów WZ, przygotowanie dodatkowej dokumentacji wymaganej przez KPO oraz list numerów seryjnych dla każdej placówki. Łącznie przygotowano około 2500 przesyłek, z czego 95 proc. stanowiły przesyłki paczkowe, a pozostałe były dostarczane na paletach.

Ważnym elementem całego procesu była też sama forma dostawy. W wielu przypadkach nie ograniczała się ona do standardowego przekazania przesyłki. Konieczny był wcześniejszy kontakt telefoniczny z placówką, ustalenie dokładnego terminu, wniesienie sprzętu do wskazanego pomieszczenia, rozpakowanie urządzeń z opakowań zbiorczych, odbiór opakowań oraz podpisanie protokołów ilościowych i jakościowych. Z tego powodu projekt wymagał wykorzystania transportu dedykowanego, a nie zwykłych usług kurierskich.

Według firmy ostatecznie udało się zakończyć realizację bez odstępstw proceduralnych, przy zachowaniu pełnej kontroli dokumentacyjnej i pełnej zgodności z wymogami KPO.