Tele2 Polska rozszerzyło umowę z ArchiDoc

Tele2 Polska rozszerzyło kontrakt zawarty z ArchiDoc, firmą świadczącą usługi kompleksowego zarządzania dokumentami, o dwie nowe usługi. Projekt zarządzania korespondencją, realizowany już przez ArchiDoc, zostanie rozszerzony o obsługę dokumentów przychodzących faksem. Operator zdecydował się również na współpracę z ArchiDoc w zakresie przechowywani swoich dokumentów archiwalnych. Pozwoli to Tele2 na obniżenie kosztów związanych z obsługą dokumentacji klientów oraz umożliwi ich szybszą i sprawniejszą obsługę.

Na potrzeby projektu związanego z zarządzaniem korespondencją przychodzącą operatora, ArchiDoc uruchomił serwer faksowy, który automatycznie przetwarza dokumenty przychodzące faksem na postać elektroniczną, a następnie umieszcza je w repozytorium dokumentów. Rozwiązanie zbudowano w oparciu o serwer Dell PowerEdge 2950, adapter ISDN Eicon Diva Server 4BRI, i 2 łącza ISDN BRI. Systemem operacyjnym obsługującym aplikację jest Windows Server 2003 Small Business Standard z zainstalowanym oprogramowaniem GFi FaxMaker for Exchange/SMTP do konwersji przychodzących faksów na pliki elektroniczne. Dodatkowo oprogramowanie zostało wyposażone w moduł FaksDok, przeznaczony do umieszczania dokumentów w elektronicznym repozytorium Tele2.

Kolejną usługą, o jaką rozszerzono kontrakt, jest archiwizacja dokumentacji klienckiej operatora. Na zlecenie Tele2 ArchiDoc utworzy Centralne Archiwum Dokumentów, w którym przechowywane będą dokumenty pochodzące z archiwów firmy w Warszawie i w Olsztynie - niemal 3 000 metrów bieżących akt łącznie. Dokumenty trafią do Centrum Operacyjnego ArchiDoc w Młochowie, którego magazyn spełnia wszelkie wymogi prawne związane z przechowywaniem dokumentacji zawierającej dane osobowe. Oryginały dokumentów będą udostępniane upoważnionym pracownikom Tele2 w wersji oryginalnej lub – po zeskanowaniu – jako obraz elektroniczny.

Umowa jest rozszerzeniem dotychczasowego kontraktu – ArchiDoc prowadzi już dla Tele2 Outsourcingowe Centrum Zarządzania Korespondencją, zarządzające całością korespondencji klienckiej operatora oraz realizuje usługę Data Entry polegającą na rejestracji i weryfikacji umów oraz zleceń WLR (Wholesale Line Rental).